Dans l'enfer du cahier des charges d'un projet informatique - Quai Alpha
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Cahier des charges : pourquoi sa rédaction peut devenir infernale ?

Le cahier des charges est un document visant à définir clairement les attentes d'un projet et les actions qui seront menées pour le réaliser. Pièce centrale d'une bonne gestion de projet, il est pourtant souvent mis à l'écart.

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La première forme de documentation d’un projet informatique est son cahier des charges. Il décrit ses caractéristiques de base, ses hypothèses et ses objectifs. Sa préparation est particulièrement importante dans le cas de solutions de grande envergure, dont la mise en œuvre correcte est très importante pour le fonctionnement de l’entreprise. Pour que la coopération avec le contractant se déroule sans heurts, le brief initial du projet doit être soigneusement présenté à ses équipes. Comment préparer correctement un tel cahier des charges et quelles informations doivent y figurer ? Commençons par le début en se posant la question la plus importante.

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C'est quoi un cahier des charges pour un projet informatique ?

Le cahier des charges est un document contenant toutes les questions clés liées au projet informatique, dont la mise en œuvre sera confiée à l’équipe en charge du développement. Il permet aux programmeurs, aux graphistes et aux chefs de projet de présenter un premier aperçu du projet (y compris ses caractéristiques et ses objectifs les plus importants), ainsi qu’une description détaillée de la fonctionnalité de chaque élément de notre produit.

Cela s’applique aussi bien à l’aspect général et aux fonctions de base du produit final qu’aux technologies utilisées. Pour simplifier, le cahier des charges décrit comment le logiciel doit fonctionner et quelles actions l’utilisateur final sera en mesure d’effectuer. Cependant, les objectifs de la préparation de ce type de documentation sont bien plus nombreux. Il suit un cheminement précis et en examinant de plus près vous pourrez distinguer un certain nombre de sections ayant une valeur spécifique pour les différentes parties contractantes du projet.

Quel doit-être le contenu d'un cahier des charges ?

Un cahier des charges type contient principalement une description générale du projet, y compris l’étendue des activités qui seront menées dans le cadre de celui-ci. Il doit également inclure tout matériel supplémentaire, de préférence sous forme de pièces jointes pratiques – par exemple, des liens vers des textes, des graphiques ou des maquettes. Les exigences techniques nécessaires à la préparation d’un produit donné restent une question importante.

Le cahier des charges doit préciser à quels appareils et systèmes d’exploitation le logiciel sera destiné, ainsi que l’intégration qu’il est prévu d’utiliser. Lorsque je parle d’intégrations, j’entends, par exemple, une connexion à un système de facturation externe, à un CRM, à un système de stockage ou à un outil d’automatisation marketing. Il est bon de décrire comment ces connexions doivent fonctionner et quelles données doivent être transmises entre elles.

Un autre aspect est la communication entre le front-end (c’est-à-dire la couche visuelle – ce que l’utilisateur voit dans le navigateur ou l’application) et le back-end (le serveur et la partie opérationnelle). Dans le cahier des charges, il convient de souligner quelles données envoyées au serveur seront critiques pour le fonctionnement de l’application. Cela facilite grandement la conception de l’ensemble du système.

La « spécification » prend également en compte les fonctionnalités avancées de l’application, c’est-à-dire les différents modules qui la composent, les actions qui peuvent être effectuées et les informations contenues dans le contenu. La documentation doit comprendre également tous les éléments supplémentaires qui dépassent le cadre standard du projet – il s’agit le plus souvent d’aspects préparés par d’autres entités employées, traitant par exemple des questions liées au support matériel.

Pourquoi le cahier des charges est-il un passage obligatoire ?

Le développement de projets de logiciels, d’applications, de systèmes ou de sites web sans un cahier des charges approprié échoue généralement. Cet état de fait résulte le plus souvent de l’absence d’une implication suffisante, d’une mauvaise planification des travaux ou du choix d’une technologie inappropriée, et surtout d’une communication insuffisante entre l’investisseur et le contractant. 

Tous ces facteurs contribuent directement à l’incapacité de préparer une bonne documentation pour le projet. Dans de nombreux cas, le client esquisse dans sa tête ce qui pourrait s’apparenter à un produit de rêve, mais en réalité a plupart des détails restent obscurs pour les membres de l’équipe de direction. Les tâches et instructions individuelles doivent donc être correctement formulées et clairement définies sous la forme d’un cahier des charges bien préparé. Sinon, toute communication entre le client, les prestataires et les utilisateurs sera insuffisante, ce qui affectera négativement les échanges d’informations également au stade de la mise en œuvre du produit.

Comment transmettre votre vision à l'équipe en charge du développement ?

De nombreux éléments du cahier des charges doivent être établis au stade initial de la planification du projet. La base de cette action est avant tout une détermination minutieuse des besoins de l’utilisateur, auxquels le produit final est destiné. Par exemple, dans le cas d’un logiciel de bureautique sur mesure, une équipe de programmeurs de la SSII doit connaître l’étendue exacte des besoins réels du personnel de bureau afin de pouvoir déterminer en quoi le logiciel qu’ils créent sera utile aux futurs utilisateurs.

Si, en revanche, l’objet du projet est une application commerciale ou de service, le marché auquel il s’adresse doit être défini avec précision – cela vaut aussi bien pour une présentation générale des conditions prévalant dans un secteur d’activité donné que pour la spécification des produits ou services qui y sont offerts. Le cahier des charges doit donc inclure toutes les exigences auxquelles le projet doit répondre.

Comment déterminer et faire converger les besoins des utilisateurs ?

Un produit informatique créé sur la base d’un design doit répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs. Le cahier des charges doit donc prendre en compte tous les moyens qui le permettent. À ce stade, la personne qui a commandé le logiciel doit être impliquée dans la mise en œuvre de la vision finale au même titre que le contractant. Toutefois, les membres de l’équipe de développement peuvent apporter le soutien nécessaire dans le processus de mise en forme du concept, en fournissant des conseils et en présentant leurs propres idées.

Afin de mettre l’équipe dans de meilleures conditions pour comprendre les objectifs fixés dans la documentation, il est de bon ton de fournir au client les études de marché réalisées en rapport avec les hypothèses du projet. L’analyse SWOT constitue également une étape importante dans l’élaboration du cahier des charges du projet. Elle fait partie des méthodes de base de l’analyse stratégique de l’entreprise, permettant d’évaluer les forces et faiblesses du projet, ainsi que les opportunités et menaces qui s’y présentent. L’identification de la concurrence et des moyens par lesquels la nouvelle application sera affinée est cruciale.

Software Requirements Specification ou en bon français document de spécifications techniques des besoins logiciels

Le Software Requirements Specification (SRS) est un document analytique utile qui contient toutes les exigences identifiées, fonctionnelles et non fonctionnelles des utilisateurs. Le but de sa présence dans la spécification complète est de fournir au programmeur les hypothèses réelles du produit basé sur le projet avec une compréhension précise et compréhensible.

Le processus de préparation du SRS est basé sur une série d’entretiens analytiques menés avec des clients, des gestionnaires et d’autres actionnaires. Ensuite, la documentation disponible et les questions juridiques liées au projet sont analysées en profondeur. Les membres de l’équipe peuvent à tout moment se référer à un document concis, clair et transparent qui constitue une aide réelle dans la préparation d’un produit de bonne qualité.

Quelles informations doivent être fournies dans le SRS ?

La spécification des exigences du logiciel ne doit être préparée qu’après avoir délimité les principales hypothèses du projet. Son contenu doit toutefois tenir compte de plusieurs aspects tout aussi importants. Ce qui compte, c’est non seulement l’objectif du logiciel utilisé, mais aussi le mode de fonctionnement de ses interfaces externes.

Les performances attendues du produit, ainsi que ses principales fonctions, sont également prises en considération. La spécification doit tenir compte de la présence d’améliorations, par exemple, liées à la facilitation de l’accès à la maintenance technique ou à l’augmentation du niveau de sécurité et de confidentialité des utilisateurs. Ne sont pas sans importance les éventuelles restrictions imposées par la volonté de l’investisseur, résultant par exemple des normes applicables, des règles relatives à l’intégrité des bases de données ou de l’insuffisance des ressources disponibles.

Pourquoi cela vaut-il le coup de préparer un SRS ?

Une spécification des exigences du logiciel correctement réalisée est non seulement une source précieuse de connaissances, mais aussi une base solide pour le contrat conclu avant le début effectif du travail. Il s’agit d’un point de référence sur les planifications des délais et des coûts à mettre en œuvre, et en même temps, il donne la possibilité de réduire considérablement la nécessité d’un travail supplémentaire de la part des développeurs.

La préparation de la spécification SRS permet également à l’équipe de définir plus facilement ses propres exigences et de réduire ainsi la nécessité de modifier le code.

Le client peut également présenter dans la spécification SRS une première idée de l’interface du logiciel, y compris une description verbale de chaque module. Il est très utile de créer des parcours utilisateurs supplémentaires – cela signifie que chaque fonctionnalité peut être décrite en fonction de ce que les clients attendent d’elle.

Quand l'automatisation du processus de création des spécifications est-elle possible ?

L’automatisation du processus de création des spécifications est une bonne solution pour les projets répétitifs et déjà mis en œuvre. L’automatisation fonctionne également lorsque la documentation ne nécessite pas l’inclusion d’informations uniques, spécifiques ou rares. Les raccourcis ne sont pas toujours possibles. Il n’est pas rare qu’un projet ne fasse que des hypothèses à une impression identique, alors que dans la pratique il faut, par exemple, ajouter manuellement les résultats de l’analyse SWOT – séparément pour chaque application ou les exigences d’une industrie spécifique.

Il ne faut pas oublier non plus que l’automatisation de la création des cahiers des charges permet de réduire les nombreuses erreurs commises lors de la préparation échelonnée des documents, et fait également gagner un temps précieux au client. Afin de réaliser correctement l’automatisation du processus de préparation de la documentation du projet, vous pouvez utiliser les services d’une entreprise externe. De nombreuses entreprises de ce type fournissent des modèles des spécifications les plus couramment utilisées sur leurs plateformes.

Quai Alpha propose également de l’accompagnement et des prestations de développement informatique sur mesure, que ce soit dans le domaine web, logiciel ou encore mobile. 

Alors, si vous avez besoin d’aide pour la rédaction d’un bon SRS, ou même de votre cahier des charges, nous vous invitons à faire appel à nos services et notre expertise dans le domaine, ou bien à nous contacter si vous avez des questions à ce sujet et souhaitez en discuter directement.

Quelle est la gestion du processus de la création d'un cahier des charges ?

Pour garantir la valeur et l’efficacité maximales du recueil des besoins et de l’écriture du cahier des charges, vous devez gérer le processus de création de manière habile. Si les ressources de l’entreprise le permettent, il est intéressant de développer un système de documentation interne pour les futurs produits informatiques et de créer une structure d’équipe qui s’occupera des obligations y afférentes.

La gestion du processus de création des spécifications nécessite avant tout la formulation de lignes directrices qui faciliteront la préparation et le test de ces documents. Pour les différentes étapes du processus, il est également bon de définir des objectifs spécifiques, visant, par exemple, à détecter les défauts dans le contenu préparé. Il peut être utile de développer une norme de performance claire et commune au sein de l’équipe qui s’occupe de la préparation des spécifications pour le projet informatique.

Ainsi, les employés qui élaborent de bonnes solutions devraient être récompensés, et ceux qui fournissent un contenu insuffisamment optimisé devraient suivre une formation appropriée. Les informations contenues dans la documentation doivent être obtenues auprès de sources fiables, par exemple auprès d’utilisateurs appartenant au groupe cible d’utilisateurs potentiels du logiciel ou des applications en cours de développement.

Quels outils peuvent être utilisés pour préparer le cahier des charges ?

Lors de la préparation du cahier des charges, vous devez vous équiper des outils appropriés. En plus des plateformes d’automatisation et des modèles gratuits, il est intéressant d’utiliser des éléments graphiques et d’autres formes d’aides visuelles. Une bonne solution consiste à prendre en compte des tableaux et des diagrammes simples, et selon les hypothèses du projet et les possibilités individuelles, également des photos et des captures d’écran. Tous les diagrammes et graphiques sont en mesure de présenter aux développeurs le mode de fonctionnement souhaité de la solution informatique en cours de développement.

Un bon cahier des charges se distingue des mauvais par le style et la forme appropriés du texte. Il ne doit pas être rédigé dans un langage littéraire sophistiqué, car il reste avant tout un document technique et utilitaire. Le principe primordial est de maintenir la hiérarchie et la structure appropriées du contenu.

Le cahier des charges doit être rédigé de manière concise et complété par un grand nombre de puces. Il vaut la peine d’utiliser des termes définis et non ambigus, notamment lors de l’indication des prix et des valeurs limites. De cette manière, vous éviterez efficacement de nier la clarté du message par des expressions non ambiguës. Le contenu doit avant tout être complet – il convient de vérifier plusieurs fois si aucune section ne manque d’informations essentielles.

Est-il utile de déterminer le budget en amont ?

Dans le cahier des charges du projet, il est très utile de déterminer le budget disponible. De cette manière, le client présente au prestataire le montant maximal qu’il peut consacrer au projet. Sur la base du budget estimé, les développeurs s’efforcent de créer le meilleur produit final possible. Le cadre financier doit être déterminé le plus tôt possible afin d’éviter tout malentendu inutile lors des étapes ultérieures de la réalisation du projet. Il n’est pas sans importance que la société chargée de la mise en œuvre du projet applique des taux horaires ou des prix fixes. Les éventuels délais doivent également être pris en compte. Le cahier des charges doit donc préciser exactement quand le projet doit être achevé.

Comment évaluer un projet sans cahier des charges ?

Le cahier des charges détaillé vous permet de recevoir une évaluation complète de la part du contractant. Les données d’entrée disponibles donnent également la possibilité de déterminer rapidement la technologie nécessaire. Toutefois, beaucoup de choses dépendent du fait que le projet concerne un logiciel déjà existant et les questions liées à son développement, ou qu’il s’agisse de créer un produit numérique entièrement nouveau à partir de zéro. Pour des raisons budgétaires, il n’est pas rare de s’abstenir de préparer un cahier des charges.

Dans cette situation, il est préférable de maintenir un lien très fort avec l’équipe en charge du développement du produit. Celle-ci doit définir l’objectif de la création du produit informatique, son groupe cible et sa vision globale, ainsi que la logique commerciale. Il est également utile de concrétiser immédiatement sur quelles plates-formes et quels appareils seront mis en œuvre le logiciel ou l’application. Le périmètre du projet prévu, y compris la définition de la nécessité de préparer une interface graphique ou la spécification de la date de réalisation. Tout ceci aura son importance. Ces données permettent à l’entreprise de prédéfinir la forme globale du projet, ce qui est généralement suffisant pour établir un devis.

Comment vérifier la conformité d'un cahier des charges ?

Les applications et autres produits développés par l’équipe de l’entreprise de développeurs ne sont malheureusement pas tangibles. Leur valeur est relativement insaisissable, et l’utilité réelle des solutions utilisées ne peut souvent être évaluée que lors d’une utilisation directe.

À la plupart des étapes de l’élaboration des spécifications d’un projet, il est nécessaire de traiter des questions très abstraites, puis de les habiller en mots clairs pour les membres d’une équipe donnée. Pour vérifier si la documentation créée par vous-même, par l’employé ou le sous-traitant répond aux exigences de base, il est utile de demander l’évaluation de la personne la plus compétente. Les développeurs peuvent, par exemple, vérifier que toutes les informations clés sont claires pour eux après avoir lu le cahier des charges. Si possible, il est également judicieux de consulter les utilisateurs finaux potentiels du logiciel ou de l’application en cours de développement. Ils sont en mesure de fournir de précieux conseils, par exemple en suggérant les fonctionnalités et solutions supplémentaires qui seraient très pratiques dans le maniement d’une solution toute faite.

La réalisation de ces activités permet généralement d’économiser de nombreuses heures d’analyse supplémentaire. Grâce aux consultations, il est également possible de prévenir efficacement la possibilité de mener des travaux dans la mauvaise direction, ainsi que d’éviter le risque de négliger des fonctions importantes du produit final.

Par quoi enchaîner après l'écriture du cahier des charges ?

Au début, il est préférable de discuter en détail de la commande avec le chef d’équipe des programmeurs. De cette façon, vous pouvez expliquer tous les problèmes liés à la communication et aux processus en cours. Il convient avant tout de demander au chef de projet comment les nouvelles idées peuvent lui être soumises. Tant sur les outils de communication privilégiés que sur la structure de son flux sont importants.

Il convient également de préciser le type de modèle sur lequel reposera la coopération. Les questions relatives à la gestion de l’organisation du travail, y compris la forme des notifications en cas de retard ou de problème inattendu, restent importantes. Au cours de la conversation, vous pouvez également découvrir quels employés de la SSII seront responsables du projet et quelles exigences du client ils sont en mesure de satisfaire.

Un autre élément à vérifier est la manière dont les priorités d’un projet donné se traduisent par des estimations, des itérations ou des processus initiés par les membres de l’équipe. La manière dont le produit final sera distribué et dont le client pourra participer au processus de son élaboration n’est pas sans importance. Avant d’entamer une conversation, vous devez également vous préparer aux questions posées par le chef de projet. Généralement, elles portent sur des questions liées à la possession de serveurs, suggérant l’utilisation d’outils préférés et la possibilité de consulter un directeur technique ou un autre employé technique de l’entreprise.

Quand le développement du projet pourra t-il débuter ?

Le cahier des charges du projet doit comprendre un ensemble complet d’informations sur le déroulement de l’ensemble du processus de mise en œuvre. Avant la réunion de lancement, il convient de s’assurer que tous les membres de l’équipe ont accès aux données clés. Cela s’applique tout d’abord aux informations relatives à la répartition éventuelle des tâches – une équipe de programmeurs peut, en effet, effectuer tout le travail, ou partager une partie du projet avec une autre équipe. Dans ce dernier cas, la bonne organisation du travail entre ces deux groupes est cruciale.

Vous devez également inclure tous les canaux de communication disponibles. La meilleure solution consiste à combiner des appels hebdomadaires et des mises à jour quotidiennes à l’aide de divers outils de gestion de projet. L’envoi de résumés par e-mail peut poser des problèmes, et aller retrouver une conversation dans l’historique de sa messagerie est très problématique.

La réunion de démarrage elle-même est généralement très similaire. L’équipe de développeurs est briefé en détail sur le sujet, ce qui permet d’attribuer des rôles spécifiques à chaque employé – les principaux programmeurs, le chef de projet responsable de la communication et les testeurs du logiciel qui détecteront les éventuelles erreurs du projet. À ce stade, les premières questions liées à l’architecture de l’application ainsi que le choix des outils de communication sont abordés. Au final, un serveur intermédiaire est créé, auquel les membres de l’équipe de développement et le client ont accès.

Pourquoi est-il vraiment utile de passer par l'étape cahier des charges ?

La préparation d’un bon cahier des charges requiert un peu de connaissances théoriques et de pratique. Beaucoup dépend également des compétences de l’équipe et des ressources qui participent à la préparation de la documentation initiale.

Cependant, il est très important que chaque employé de l’entreprise en charge du développement se prépare bien au projet du client. De son côté, le client a parfaitement le droit de connaître tous les processus impliqués, y compris l’organisation du travail sur la commande confiée à l’équipe. Seules des routines de communication appropriées peuvent aider, qui améliorent considérablement la coopération à toutes les étapes du développement d’un produit informatique. Toutefois, elles ne peuvent fonctionner sans un cahier des charges précis du projet. L’ensemble du processus doit donc être soigneusement planifié – grâce à cela, tous les employés connaîtront les objectifs, les hypothèses et les fonctionnalités nécessaires au logiciel ou de l’application préparés, et le client aura un aperçu complet de la mise en œuvre du travail.

Bonne chance pour vos futurs cahier des charges ! Et si vous avez des questions, vous pouvez toujours contacter notre équipe, on se fera un plaisir de vous aider !

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Martin Bouvron
Directeur et Chef de Meute @ Quai Alpha